Die Erfolgsrechnung als Planungs- und Steuerungsinstrument

Aktualisiert: Mai 6



KMU’s (kleine und mittlere Unternehmen) müssen am Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz mit einer Erfolgsrechnung erstellen. Sie dient der Ermittlung des unternehmerischen Erfolgs. Aus der Erfolgsrechung (engl. Profit & Loss Statement, kurz P&L) kann man entnehmen, wie sich Erträge (Umsätze) und Aufwendungen (Kosten) gegenüber dem letzten Geschäftsjahr entwickelt haben und wie profitabel oder defizitär das Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr war.


Auch Kitas können nicht wirtschaften wie sie wollen. Ob als GmbH, AG, Stiftung oder Verein geführt, müssen sie in der Regel den Gesellschaftern, den Aktionären, dem Stiftungsrat oder den Vereinsmitgliedern die Art, die Höhe und die Quellen des unternehmerischen Erfolges oder Verlusts aus finanztechnischer Perspektive darstellen und ausweisen.


Während die Erfolgsrechnung über Aufwand und Ertrag und dadurch den finanziellen Erfolg der Kita aufzeigt, gibt die Bilanz Auskunft über die betrieblichen Bestände - unterteilt in Vermögen und Fremd- bzw. Eigen-Kapital. Auf das Thema ‘Bilanz’ werden wir in einem späteren Blog ausführlich eingehen.

Die Erfolgsrechnung besteht aus 4 Komponenten:


  1. Ertrag. Erlöse aus der Betreuung von Kindern,

  2. Direkter Aufwand. Der mit der Betreuung direkt verbundene Aufwand sowie die Personalkosten,

  3. Übriger Aufwand. Der allgemeine Betriebsaufwand z.B. für Marketing, Versicherugen, Verwaltung.

  4. Gewinn oder Verlust.

Die Erfolgsrechnung ist somit ein wichtiges Instrument zur Bewertung, Steuerung und Erfolgskontrolle einer Kita. Es wird ersichtlich, auf welchen Quellen im Einzelnen der Erfolg der Kita basiert und wie er sich zusammensetzt.


Monatliche Erfolgsrechnung

Immer mehr Kitas fordern von ihren Dienstleistern, die Erfolgsrechnung monatlich und zeitnah vorzulegen, damit entsprechende Korrekturen auf Basis der Monatsergebnisse sofort umgesetzt werden können. Das hat allerdings auch Konsequenzen für die Kitaleitung, denn sie muss monatlich à jour mit den entsprechenden Zahlen und Unterlagen sein.


Wie wichtig eine aktuelle, monatlich aktualisierte Erfolgsrechnung ist, zeigt das folgende Beispiel:


Eine fehlerhafte Planung hinsichtlich der Abgänger im Sommer und zu hohe (Personal-)Kosten führten dazu, dass eine Kita mit 3 Kindergruppen im Herbst in einen fatalen Liquiditätsengpass kam und nur wenige Tage vor dem Konkurs stand. Obwohl die Erfolgsrechnung des vergangenen Jahres Angaben über die Umsätze und Kosten lieferte, war sie in dieser Situation wenig hilfreich, weil sich die Situation im laufenden Jahr drastisch verändert hat. Eine Plan-Erfolgsrechnung war nicht vorhanden. Wäre der Leitung die Erfolgsrechnung nicht nur einmal jährlich, sondern monatlich aktualisiert vorgelegen, hätte sie die Trends früher erkannt und notwendige Sofortmassnahmen zur richtigen Zeit einleiten können.


Durch eine schnelle Nachfolgeregelung verbunden mit einer Kapital-Injektion und Neuverhandlung der laufenden Miet- und Lieferantenverträge, konnte die Kita und deren Arbeitsverhältnisse bzw. die Betreuungsplätze innerhalb von wenigen Tagen gerettet werden.


Die Erfolgsrechnung ist also ein Instrument, das Auskunft über den gesamtheitlichen Gesundheitszustand der Kita gibt und die Kitaleitung befähigt, den Betrieb zu steuern, die Betriebsleistungen zu evaluieren und schliesslich den Wert des Kita-Unternehmens zu bestimmen.


Niemand wünscht sich einen Betrieb, der langfristig Verluste schreibt. Aus der Evaluierungs-Perspektive zeigt die Erfolgsrechnung, ob die Investitionen der Gesellschafter/-Innen in das Kita-Unternehmen rentabel sind. Aus der Steuerungs-Perspektive kann verglichen werden, was ursprünglich geplant war und wie die getroffenen Entscheidungen sich finanziell auswirken. Schwachpunkte sind ersichtlich und man erkennt, worauf besonderes Augenmerk gelegt werden muss, um die Ausgaben zu reduzieren oder die Erlöse zu steigern. Aus der Verkaufs-Perspektive bietet die Erfolgsrechnung die Grundlage dafür, den Wert der Kita festzulegen. So kann dem potenziellen Erwerber auf faktische und unwiderlegbare Weise aufgezeigt werden, wieviel er für den Kauf der Kita bezahlen muss.


Im nächsten Blog stellen wir die 5 wichtigsten KPIs (Key Performance Indicator = Leistungskennzahlen) vor, mit denen der Erfolg der Kita gemessen werden kann.


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