Leçon de Cash-Flow pour les entreprises de services

Pourquoi une forte croissance peut engendrer des difficultés financières - et comme les éviter

Dans les secteurs des services sociaux, comme les structures d'accueil de jour pour enfants, la règle est la suivante : le chiffre d’affaires n’est pas synonyme de liquidité. Même des modèles économiques rentables peuvent être mis à mal en phase de croissance à cause du décalage des flux de paiement. L'expérience d'une propriétaire d'une structure d'accueil de jour parascolaire privée en Suisse montre pourquoi.

Découverte centrale : Harmoniser les créances et les dettes

La propriétaire de la structure d'accueil a fait elle-même cette amère expérience. Bien qu'elle facturait un tarif par heure de garde nettement supérieur au salaire qu'elle versait à son personnel spécialisé, elle parvenait à peine à se payer un salaire.

Le problème ne résidait pas dans la rentabilité, mais dans le calendrier des flux de paiement. Les autorités et autres institutions ne règlent généralement leurs factures que 45 à 60 jours après la prestation de service, alors que le personnel éducatif était rémunéré mensuellement.

Avec l'augmentation du nombre d'enfants pris en charge, les créances ont augmenté plus rapidement que les dettes. De ce fait, elle finançait involontairement ses clients – en l'occurrence la Direction de l'instruction publique – au sein de la chaîne de valeur.

Approche de solution

Au lieu de contracter un crédit-relais, elle a amélioré le cycle de conversion de trésorerie (Cash Conversion Cycle) interne, c'est-à-dire le délai qui s'écoule entre le décaissement (par exemple pour la nourriture, le matériel et le personnel) et l'encaissement du paiement pour le service fourni. Les délais de paiement pour la rémunération des employés ont été adaptés au rythme de paiement habituel des autorités.

De plus, après en avoir fait la demande, la propriétaire a pu négocier un acompte trimestriel auprès de l'autorité cantonale – une option qui n'est cependant pas généralisable. La synchronisation durable des recettes et des dépenses élimine ainsi le manque de liquidités récurrent.

L'analyse de cette situation conduit aux principes financiers essentiels suivants, qui s'appliquent à toutes les entreprises de services ayant de longs délais de paiement clients (délais de règlement des créances) :

Principes financiers essentiels

• La croissance consomme de la liquidité. Chaque nouveau client nécessite des ressources avant que le paiement n'arrive.

• Le calendrier des paiements est plus décisif que la marge. Même des marges élevées ne compensent pas de longs délais de règlement.

• Ne financez pas vos clients involontairement. Lorsque les créances augmentent plus vite que les dettes, l'entreprise devient un prêteur.

• Les fonds externes doivent financer des investissements à long terme, et non des déficits de liquidité à court terme. Les crédits pour combler des décalages de paiement créent souvent une dépendance.

• Aligner les dettes sur les créances. Concevoir les délais de paiement, les cycles et les processus de manière à synchroniser les recettes et les dépenses.

Recommandations pratiques pour les entreprises de services

• Surveiller de près les délais de règlement des créances. Les longues échéances des autorités doivent influencer la planification du personnel et la tarification.

• Adapter la gestion des salaires. Des ajustements temporaires stabilisent la trésorerie sans pénaliser les employés.

• Introduire une facturation structurée. La facturation rapide et un suivi rigoureux réduisent les retards.

• Établir des prévisions de trésorerie. Des prévisions hebdomadaires ou mensuelles permettent d'identifier les goulets d'étranglement précocement.

• Constituer une réserve. Une petite réserve protège l'entreprise contre les difficultés financières en phases de croissance.

Les entreprises qui gèrent leur Cash-Flow aussi rigoureusement que leur chiffre d'affaires et leurs coûts peuvent se développer durablement, sans préfinancer involontairement l'ensemble de leur chaîne de valeur.