Cash-Flow-Lektion für wachsende Dienstleistungsbetriebe

Warum starkes Wachstum finanzielle Engpässe erzeugen kann – und wie man sie vermeidet

In sozialen Dienstleistungsbereichen wie der Kinderbetreuung gilt: Umsatz ist nicht gleich Liquidität. Selbst profitable Geschäftsmodelle können in der Wachstumsphase durch das Timing von Zahlungen ins Wanken geraten. Die Erfahrung einer Schweizer Inhaberin einer privaten Tagesstruktur zeigt, warum.

Zentrale Erkenntnis: Forderungen und Verbindlichkeiten aufeinander abstimmen

Die Inhaberin einer schulergänzenden Mittags- und Nachmittagsbetreuung für Primarschulkinder erlebte diese Herausforderung aus erster Hand. Trotz deutlich höherer Einnahmen pro Betreuungsstunde im Vergleich zu den Lohnkosten ihrer Betreuungspersonen gelang es ihr kaum, sich selbst ein Gehalt auszuzahlen.

Bei genauer Analyse zeigte sich, dass das Problem nicht in der Rentabilität lag, sondern im Timing der Zahlungsströme. Behörden und andere Institutionen begleichen ihre Rechnungen in der Regel erst 45 bis 60 Tage nach Leistungserbringung, während die Lehrpersonen monatlich entlohnt wurden.

Mit steigender Zahl betreuter Kinder wuchsen die Forderungen schneller als die Verbindlichkeiten. So finanzierte sie unbeabsichtigt ihren Kunden – in diesem Fall die Bildungsdirektion und Schulen – innerhalb der Wertschöpfungskette.

Lösungsansatz

Anstatt einen überbrückenden Kredit aufzunehmen, wurde der interne Geldumschlags-Zyklus, d.h. die Zeitspanne, die zwischen der Ausgabe von Geld (z.B. für Essen, Material und Personal) und dem Erhalt von Geld aus dem Verkauf der Dienstleistung liegt, verbessert. Die Zahlungsfristen für die Entlohnung der Mitarbeitenden wurden an den typischen Zahlungseingang der Behörden angepasst. Darüber hinaus konnte die Inhaberin einen quartalsweisen Vorschuss von der kantonalen Behörde aushandeln - eine Option, die jedoch nicht überall durchsetzbar ist. Die nachhaltige Synchronisierung von Einnahmen und Ausgaben eliminiert die wiederkehrende Liquiditätslücke. 

Die detaillierte Prüfung dieser Situation führt zu folgenden wesentlichen finanziellen Grundsätzen, die für alle Dienstleistungsbetriebe mit langen Debitorenbuchhaltungsfristen gelten: 

Wesentliche finanzielle Grundsätze

• Wachstum bindet Liquidität. Jeder neue Kunde erfordert Ressourcen, bevor die Zahlung eingeht.

• Der Zeitpunkt der Zahlungen ist entscheidender als die Marge. Hohe Margen gleichen lange Zahlungsfristen nicht aus.

• Finanzieren Sie Ihre Kunden nicht unbeabsichtigt. Wenn Forderungen schneller wachsen als Verbindlichkeiten, wird das Unternehmen zum Kreditgeber.

• Fremdkapital sollte langfristige Investitionen finanzieren, nicht kurzfristige Liquiditätslücken. Kredite zur Überbrückung von Zahlungsdifferenzen schaffen oft Abhängigkeiten.

• Verbindlichkeiten an Forderungen anpassen. Zahlungsziele, Zyklen und Prozesse so gestalten, dass Einnahmen und Ausgaben synchronisiert sind.

Praktische Empfehlungen für Dienstleistungsbetriebe

• Forderungslaufzeiten genau überwachen. Lange Zahlungsfristen der Behörden sollten Personalplanung und Preisgestaltung beeinflussen.

• Lohnläufe flexibel gestalten. Temporäre Anpassungen stabilisieren die Liquidität, ohne Mitarbeitende zu belasten.

• Strukturierte Rechnungsstellung einführen. Schnelles Fakturieren und konsequentes Nachverfolgen reduzieren Verzögerungen.

• Liquiditätsprognosen erstellen. Wöchentliche oder monatliche Forecasts zeigen Engpässe frühzeitig auf.

• Puffer aufbauen. Eine kleine Reserve schützt in Wachstumsphasen vor finanziellen Engpässen.

Betriebe, die den Cashflow ebenso konsequent steuern wie Umsatz und Kosten, können nachhaltig wachsen, ohne die gesamte Wertschöpfungskette unbeabsichtigt vorzufinanzieren.