Finanzdaten bereinigen vor dem Verkauf: Anpassung und Normalisierung bei Bildungseinrichtungen

Die meisten Inhaber von Bildungs- und Betreuungseinrichtungen gestalten ihre Betriebsführung und Buchhaltung so, dass sie Steuervorteile nutzen können. Dies bedeutet in der Regel, dass sie sich selbst oder Familienmitgliedern Vergünstigungen

oder andere Vorteile über das Unternehmen zukommen lassen und diverse Betriebsausgaben geltend machen, um das zu versteuernde Einkommen zu senken. 

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Solche Praktiken zur Steuerminderung sind völlig legitim, solange sie im gesetzlichen Rahmen bleiben. Wenn jedoch eine Bildungseinrichtung zum Verkauf steht, müssen die Finanzdaten „normalisiert“ oder angepasst werden, bevor eine Bewertung stattfinden kann. Diese Bereinigung ist ein entscheidender Schritt bei der Vorbereitung des Verkaufs. Vereinfacht ausgedrückt geht es darum, die finanziellen Ergebnisse der Einrichtung so anzupassen, dass sie deren tatsächliche, nachhaltige Ertragskraft widerspiegeln. So werden die Daten nicht durch einmalige, nicht-betriebsrelevante oder eigentümerbezogene Posten verzerrt.

Doch zuerst zu den Begriffen:

Was ist der Unterschied zwischen Anpassung (Adjustment) und Normalisierung (Normalization)?

Eine Anpassung ist eine allgemeine Modifikation oder Korrektur von Finanzdaten, die aus verschiedenen Gründen vorgenommen wird, wie z.B. zur Fehlerbehebung Neuklassifizierung von Posten der Erfolgsrechnung (z.B. geschäftlich vs. privat) oder zur Berücksichtigung von Rechnungslegungsgrundsätzen.

Die Normalisierung ist eine spezifische Art der Anpassung, die darauf abzielt, die Finanzdaten eines Unternehmens so zu bereinigen, dass sie dessen nachhaltige und repräsentative Ertragskraft widerspiegeln. Ihr Hauptzweck ist es, Verzerrungen durch einmalige oder nicht-operative Posten zu eliminieren, um die Vergleichbarkeit (z.B. mit Wettbewerbern oder für M&A-Transaktionen)  zu verbessern und das wahre Ergebnispotenzial eines Unternehmens darzustellen. 

Die Anpassungen (Adjustments) lassen sich grob in folgende Kategorien einteilen: 

Eigentümerbezogene Ausgaben (Owner’s Discretionary Expenses / Perquisites)

Es handelt sich dabei um Ausgaben, die der Institution belastet wurden, aber einen privaten Nutzen für den Eigentümer oder dessen Familie hatten. Sie würden bei einem neuen, fremden Eigentümer nicht anfallen.

• Überhöhte oder unterbezahlte Eigentümergehälter/Boni: Wenn der Eigentümer ein Gehalt bezogen hat, das nicht dem Marktwert für die ausgeübte Tätigkeit entspricht (zu hoch, um die Unternehmenssteuern zu mindern, oder zu niedrig, um Gewinne zu zeigen), wird es auf ein marktübliches Niveau angepasst.

  
  

• Private Nutzung von Firmenvermögen: Kosten für privat genutzte Fahrzeuge inkl. Treibstoff, Mautgebühren, Versicherungen und Reparaturen, Privatflüge, Ferienwohnungen, Mitgliedschaften in Vereinen und Clubs, die ihrer Institution nicht zugute kommen, persönliche Reisen oder Mahlzeiten, kulturelle Veranstaltungen, die über das Institution abgerechnet wurden.

  
  

• Gehälter oder Boni an nicht arbeitende Familienmitglieder: Zahlungen an Familienmitglieder, die keine aktive oder nur eine geringfügige Rolle im Unternehmen spielen. Dazu gehört auch der Arbeitgeber-Anteil der Sozialabgaben.

  
  

• Private Versicherungen: Beiträge für private Kranken-, Lebens- oder Rentenversicherungen des Eigentümers oder der Familie, die über das Unternehmen liefen.

  
  

• Persönliche Spenden oder Sponsoring: Wenn Spenden oder Sponsoring primär persönlicher Natur waren und nicht direkt dem Geschäftszweck dienten.

Nicht-operative Einnahmen und Ausgaben

Posten, die nichts mit dem Kerngeschäft des Unternehmens zu tun haben.

• Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagevermögen: Gewinne oder Verluste aus dem Verkauf von Maschinen, Immobilien oder Fahrzeugen, die nicht zum regulären Geschäft gehören.

  
  

• Mieten (wenn Eigentümer auch Vermieter ist): Wenn der Eigentümer die Schulgebäude besitzt und die Miete über oder unter dem marktüblichen Satz liegt, wird sie an den Marktwert angepasst.

  
  

• Warenkosten (Cost of Goods): Ausgaben für Käufe, die nicht mit der Institution in Verbindung stehen wie z.B. Umbaukosten am Privateigentum. Lebensmittel oder andere Bedarfsartikel, die für persönliche Zwecke verwendet werden. 

  
  

• Bewirtungskosten: Alle persönlichen Bewirtungskosten, bei denen keine Kunden oder Mitarbeitenden anwesend waren.

  
  

• Investitionen in andere Unternehmen: Beteiligungen an anderen Unternehmen, die nicht zum Kerngeschäft gehören.

  
  

• Erträge oder Aufwendungen aus Finanzanlagen: Zinserträge aus nicht-betriebsnotwendigen Guthaben oder Zinsaufwendungen für private Darlehen, die über das Unternehmen laufen.

Einmalige oder nicht wiederkehrende Posten (Non-Recurring Items)

Dabei handelt es sich um Einnahmen oder Ausgaben, die voraussichtlich nicht in der Zukunft wieder auftreten werden.

• Kosten für Rechtsstreitigkeiten: Ausgaben für einmalige Rechtsstreitigkeiten (z.B. Schadensersatzforderungen, Urheberrechtsverletzungen).

  
  

• Abfindungen: Hohe einmalige Abfindungszahlungen an ehemalige Mitarbeiter.

  
  

• Umzugs- oder Renovierungskosten: Grosse, einmalige Kosten für den Umzug der Institution oder umfangreiche Renovierungsarbeiten.

  
  

• Katastrophenschäden: Kosten, die durch aussergewöhnliche Ereignisse wie Brand-, Hochwasser- oder Sturmschäden entstanden sind.

  
  

• Spezielle Beratungsgebühren: Einmalige Kosten für besondere Beratungsleistungen (z.B. für eine Software-Einführung oder die Entwicklung eines neuen Produkts, die nicht zum normalen Betriebsablauf gehören).

  
  

• Einmalige Marketingaktionen: Sehr grosse oder unübliche Marketingkampagnen, die sich nicht wiederholen werden.

Buchhalterische und nicht-liquiditätswirksame Posten

Diese werden oft für die Berechnung von EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization) oder SDE (Seller's Discretionary Earnings) addiert, da sie die tatsächliche Liquidität und operative Leistung nicht direkt widerspiegeln.

• Abschreibungen und Amortisationen (Depreciation & Amortization - D&A): Diese sind nicht-liquiditätswirksame Aufwendungen, die den Wert von Vermögenswerten über ihre Nutzungsdauer verteilen. Sie werden typischerweise zum Gewinn zurückaddiert („Add-back“).

  
  

• Zinsaufwendungen/-erträge (Interest): Diese hängen von der Finanzierungsstruktur der Institution ab, die ein neuer Eigentümer ändern kann. Daher werden sie oft herausgerechnet, um die operative Leistung unabhängig von der Kapitalstruktur zu bewerten.

  
  

• Steuern (Tax): Steuern hängen von der Rechtsform, dem Standort und den individuellen Steuersituationen ab und werden ebenfalls für die operative Betrachtung herausgerechnet.

  
  

  

  Beispieltabelle: Ist - Anpassung (Adj.) - Normalisiert

  
  

Leitfaden zur Vorbereitung der Anpassungen

Um die Transparenz und Effizienz im Rahmen einer Due Diligence zu gewährleisten, empfehlen wir die folgende Vorgehensweise bei der Aufbereitung Ihrer Finanzdaten.

• Anforderung des Hauptbuch im Excel-Format: Besorgen Sie sich vom Treuhänder oder Ihrer Buchhaltung das Hauptbuch (franz. Grand Livre, engl. Ledger). Das Hauptbuch listet jede Transaktion für jedes Konto in Ihrer Erfolgsrechnung auf. Verlangen Sie das Hauptbuch unbedingt in Form einer bearbeitbaren Excel-Tabelle, nicht als PDF.

  
  

• Hervorheben von Anpassungen: Kennzeichnen Sie jede Anpassung, indem Sie die gesamte betroffene Zeile in der Excel-Tabelle hervorheben (z.B. durch eine gelbe Füllfarbe). 

  
  

• Dokumentation der Anpassungen: Erstellen Sie innerhalb der Excel-Tabelle eine separate Spalte für eine detaillierte Begründung jeder Anpassung. Hier sollten Sie präzise Notizen festhalten, die den genauen Zweck der Anpassung beschreiben (z.B. „Anteil der Treibstoffkosten für die private Nutzung des Fahrzeugs durch Eigentümer und Ehepartner").

  
  

✎ Wichtige Hinweise und Tipps: 

Nehmen Sie keine Anpassungen an Posten vor, die älter als drei Jahre sind. 

Gründlichkeit bei der Dokumentation: Eine sorgfältige, detaillierte und verständliche Dokumentation jeder Anpassung ist von grosser Bedeutung. Ungenauigkeiten bei Erläuterungen können die Glaubwürdigkeit ihrer gesamten Finanzdarstellung in den Augen potenzieller Käufer erheblich beeinträchtigen. Eine vorbildlich begründete Anpassungsdokumentation beschleunigt den gesamten Due Diligence-Prozess massgeblich.

Konservativer Ansatz bei Anpassungen: Verfahren Sie bei Anpassungen an Ihren Finanzdaten stets konservativ. Ein vorsichtiger Ansatz signalisiert dem Käufer, dass auch Ihre übrigen Finanzinformationen mit ähnlicher Sorgfalt aufbereitet wurden. Dies kann dazu führen, dass der Käufer während der Due Diligence weniger Anpassungspositionen im Detail prüft.

Beispiel: Haben Sie Spenden in Höhe von 30'000 CHF getätigt, die indirekt zu einer erhöhten Bekanntheit Ihrer Institution geführt haben, so ist es ratsam, von einer Anpassung abzusehen. Auch wenn solche Ausgaben einen positiven Nebeneffekt haben, bleiben sie grundsätzlich Geschäftsausgaben, selbst wenn der Werbeerfolg nicht direkt messbar ist. Aggressivere Anpassungen hingegen könnten den Käufer dazu veranlassen, eine weitaus tiefgreifendere Due Diligence durchzuführen.

Auswirkungen auf Zusicherungen und Garantien im Kaufvertrag: Sollte der Käufer Anlass haben, die vorgenommenen Anpassungen in Frage zu stellen, kann dies zur Aufnahme detaillierter Zusicherungen und Garantien in den Kaufvertrag führen. Diese dienen dem Käufer zum Schutz vor Risiken, die während der Due Diligence (Sorgfaltsprüfung) möglicherweise nicht vollständig offengelegt wurden. Erweisen sich solche Zusicherungen nach Vertragsabschluss als unwahr, kann dies weitreichende Konsequenzen für den Verkäufer nach sich ziehen.

☞ Warum das wichtig ist!

Die Normalisierung liefert die Basis für die Berechnung von Kennzahlen wie der bereinigten EBITDA (bei grösseren Institutionen) oder der Seller's Discretionary Earnings/SDE (insbesondere bei kleineren, eigentümergeführten Bildungs- oder Betreuungsunternehmen). Diese bereinigten Kennzahlen geben potenziellen Käufern ein klares und vergleichbares Bild der tatsächlichen Ertragskraft und dienen als Grundlage für die Unternehmensbewertung. Ohne diese Bereinigung würde der Wert der Institution oft unter- oder überschätzt, was den Verkaufsprozess erschweren oder gar scheitern lassen könnte.

Falls Sie erfahren möchten, wie wir Sie beim Verkauf Ihre Institution unterstützen können, sollten Sie mit uns Kontakt aufzunehmen.

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